2013年11月29日 星期五

修改單據資料時是否回寫上一個流程的資料?

以報價單、訂單為例。

1. 將報價單提供給客戶。
2. 客戶確認後,使用email或傳真回覆。
2. 業務助理將報價單拋轉為訂單。

假設公司的權限這樣設:
業務打報價單,業務助理(或秘書)打訂單。

那業務助理修改訂單後,
1. 如果把相關欄位順便回寫報價單,會發生報價單跟業務打的內容不一樣。業務:「有人偷改我的報價單。我當初打的內容不是這樣。」客戶:「我當初同意的內容不是這樣」
2. 每張資料表會記錄修改時間、修改人。如果回寫報價單之後,把最後修改人改成業務助理,這樣會讓人以為:「系統有問題。因為業務助理沒有打報價單的權限,為何最後修改人是他?」或是老闆對著業務說:「最後修改人明明是你,為何要把責任推到業務助理身上?」

建議報價單拋轉訂單之後,如果還要修改內容,應該重新拋轉比較適當。訂單要輸入的資料可能比報價單更多 ,重新拋轉之後這些訂單有而報價單沒有的資料都要重打。雖然麻煩了一點,但這樣做是比較安全的做法。



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